告別瞎忙！五招讓你的工作流程像滑水道一樣順暢
擺脫手忙腳亂，讓工作變成享受！
還在為了工作焦頭爛額嗎？每天都覺得時間不夠用，事情永遠做不完？別擔心，你不是一個人！今天就要跟大家分享五個步驟，保證讓你的工作流程像滑水道一樣順暢，效率翻倍，告別瞎忙人生！
第一步：先別急著開工，盤點一下你的家當！
就像整理房間一樣，要開始優化工作流程，第一步就是要先盤點一下你手邊的「家當」。什麼是家當？就是你每天會用到的工具、軟體、文件等等。不要覺得這很麻煩，這就像幫你家的貓咪梳毛一樣，看似無聊，但梳完之後你會發現…哇！原來牠這麼瘦！（誤）我是說，你會發現很多東西其實根本用不到，或是藏在角落裡很久了。
舉個例子，我之前的工作，每天都要回覆大量的信件。一開始就是土法煉鋼，一封一封慢慢打。後來發現，其實很多信件的問題都差不多，根本可以套用罐頭訊息！於是我就開始整理我回覆信件的模板，把常見的問題和回答都整理起來。這樣一來，回覆信件的速度直接快了三倍！而且，我還把這些模板分享給同事，讓大家一起擺脫回信地獄。這就是盤點家當的好處，不僅能讓自己更有效率，還能造福同事！
另外，也要檢視一下你的工作習慣。你有沒有常常分心？有沒有常常被手機通知打斷？有沒有明明該做A，卻忍不住先去做了B？這些都是影響你工作效率的元兇！就像我，明明要寫報告，卻忍不住先去刷個IG，結果一刷就是半小時。所以，要誠實面對自己的壞習慣，才能對症下藥。
第二步：把任務切成小蛋糕，一口一口慢慢吃！
面對龐大的工作任務，是不是常常覺得壓力山大？就像看到一座高聳的山，根本不知道從何爬起？這時候，就要把任務切成小蛋糕，一口一口慢慢吃！也就是把大任務拆解成小任務，讓自己更有成就感，也更容易完成。
例如，我之前要做一個行銷企劃案，內容非常複雜，光是想到要寫幾十頁的報告，就覺得頭皮發麻。後來，我決定把這個企劃案拆解成幾個小部分：市場分析、目標客群、行銷策略、預算規劃、成效評估等等。然後，我每天只專注於一個小部分，一步一步完成。這樣一來，壓力就小了很多，而且每完成一個小部分，都會覺得自己離目標更近一步。
這個方法真的超有效！而且，把任務拆解成小任務，還有一個好處，就是可以更容易地發現問題。當你在做市場分析的時候，可能會發現一些新的趨勢；當你在規劃預算的時候，可能會發現一些可以省錢的地方。這些都是在整體規劃的時候，比較容易忽略的細節。
第三步：善用工具，讓科技成為你的神隊友！
現在是科技時代，有這麼多好用的工具，不用實在太可惜了！就像打電動一樣，好的裝備可以讓你事半功倍，輕鬆過關。在工作上也是一樣，善用工具可以讓你的工作效率大幅提升。
例如，專案管理工具Trello，可以讓你清楚地掌握每個任務的進度；雲端硬碟Google Drive，可以讓你隨時隨地存取文件；線上協作工具Slack，可以讓你跟同事即時溝通。這些工具都是免費或付費的，可以根據自己的需求選擇。
我自己最愛用的工具是Evernote，它可以讓我記錄各種靈感、會議記錄、待辦事項等等。而且，Evernote還可以同步到不同的裝置上，無論是在電腦上、手機上還是平板上，都可以隨時查看。這對於我這種常常忘東忘西的人來說，簡直是救星！
不要害怕嘗試新的工具，試著把不同的工具融入到你的工作流程中。你會發現，科技真的可以讓你的工作變得更輕鬆、更有效率。但要注意的是，不要為了用工具而用工具，要選擇適合自己的工具，才能發揮最大的效果。
第四步：學會拒絕，把時間留給重要的事情！
時間是最寶貴的資源，一定要好好珍惜！不要為了討好別人，或是害怕得罪人，而接下自己根本不想做的事情。學會拒絕，把時間留給重要的事情，才能真正提升你的工作效率。
這點對很多人來說可能很難，尤其是對一些比較好說話的人。但你要知道，你的時間也是很寶貴的，不要浪費在一些不重要的事情上。如果有人請你幫忙做一些你根本不想做的事情，你可以委婉地拒絕，或是推薦其他人選。
例如，我之前的工作，常常會有同事請我幫忙做一些雜事，像是影印文件、訂便當等等。雖然這些事情都很簡單，但加起來也花了我不少時間。後來，我學會了委婉地拒絕，跟他們說：「不好意思，我現在手邊還有一些事情要處理，可能沒辦法幫你。」這樣一來，我就有更多時間可以專注於自己的工作。
當然，拒絕也要講究技巧，不要太直接，以免得罪人。可以先表達你的歉意，然後再說明你的原因。例如，你可以說：「我很想幫你，但是現在手邊還有一些重要的工作要完成，可能沒辦法抽空幫你。不過，你可以問問XXX，他/她可能比較有空。」
第五步：休息是為了走更長的路，別把自己逼太緊！
工作再忙，也要記得適時休息。不要把自己逼太緊，以免 burnout（過勞）。就像機器一樣，長時間運轉也要適時休息，才能保持最佳狀態。
休息的方式有很多種，可以睡個午覺、出去散步、聽聽音樂、跟朋友聊天等等。選擇你喜歡的方式，讓自己放鬆一下，恢復精力。
我自己最喜歡的休息方式是看電影。看電影可以讓我暫時忘記工作的壓力，沉浸在另一個世界。而且，看電影還可以激發我的靈感，讓我在工作上更有創意。
另外，也要注意工作與生活的平衡。不要把所有的時間都花在工作上，要留一些時間給自己、家人和朋友。多培養一些興趣，讓生活更加豐富多彩。
簡化工作流程是一個持續的過程，沒有一勞永逸的方法。要不斷地嘗試、調整，才能找到最適合自己的方法。希望今天的分享對大家有所幫助，祝大家工作順利，生活愉快！