蛤？每週做這件事就能讓專案飛天？別鬧了，結果竟然…
每週回顧就像專案的健康檢查，定期掃描才能及早發現問題，讓你的專案少走冤枉路，順利達陣！
嘿！各位專案苦主們，最近專案是不是又燒起來了啊？進度delay、溝通卡卡、資源不夠用…這些鳥事是不是每天都在上演？別怕別怕，哥今天不是來賣慘的，而是要來分享一個聽起來很無聊，但實際上超有效的方法，那就是…「每週回顧」！
我知道啦，一聽到「回顧」兩個字，大家腦袋裡可能浮現的是開不完的會議、寫不完的報告，還有永遠搞不清楚狀況的老闆。但這次保證不一樣！我們要玩的是「輕鬆版每週回顧」，讓你用最少的時間，獲得最大的效益。
為什麼要做每週回顧？難道時間很多膩？
說到這個，以前我也覺得每週回顧根本是浪費時間，專案都快爆掉了，哪有空在那邊檢討？但後來發現，不做回顧，就像開著一台漏油的車，一路狂飆，最後不是拋錨就是撞牆。
想想看，專案進行中，一定會遇到各種問題，像是：
- 進度脫軌： 原本預計上週要完成的功能，結果只做了一半，眼看著deadline越來越近，壓力山大！
- 溝通不良： 團隊成員之間對任務的理解有落差，導致重複作業或資源浪費。
- 資源短缺： 明明需要更多人手或工具，但老闆就是不給，只能硬著頭皮土法煉鋼。
- 需求變動： 客戶或老闆突然冒出新的想法，要求修改已經完成的功能，讓你崩潰到想辭職。
這些問題如果沒有及時發現和處理，就會像滾雪球一樣越滾越大，最後搞得整個專案烏煙瘴氣，直接GG。而每週回顧就像是幫專案做健康檢查，定期掃描一下，看看哪裡出問題了，然後及時給藥，才能讓專案順利前進。
而且啊，做了幾次回顧之後，你會發現很多問題其實是可以預防的。例如，下次在規劃進度的時候，就可以把之前delay的經驗考慮進去，預留更多緩衝時間。或是，在分配任務之前，可以先確認一下團隊成員是否都清楚了解任務內容，避免溝通上的誤會。
怎麼開始你的「輕鬆版每週回顧」？
好了，廢話不多說，直接進入正題。要怎麼開始你的「輕鬆版每週回顧」呢？其實很簡單，只要掌握以下幾個重點：
- 時間不用長，重點是有效！
不用搞得像正式會議一樣，準備一堆資料、開兩個小時。我的經驗是，30分鐘到1個小時就夠了。重點是要把握時間，聚焦在真正重要的議題上。
- 參與人數不用多，找對人就好！
不用把整個團隊都叫來開會，這樣只會浪費大家的時間。找幾個對專案有直接影響力的關鍵人物就好，例如專案經理、技術負責人、產品負責人等等。
- 問題不用多，找出核心就好！
不用把所有雞毛蒜皮的小事都拿出來討論，這樣只會讓回顧變得冗長無聊。挑出幾個最關鍵的問題，然後集中火力解決就好。
- 氣氛不用嚴肅，輕鬆愉快就好！
不用搞得像在審判犯人一樣，讓大家壓力山大。保持輕鬆愉快的氣氛，鼓勵大家暢所欲言，分享自己的想法和經驗。
- 行動才是王道！
回顧的目的不是檢討誰對誰錯，而是要找出解決問題的方法。所以，每次回顧都要產出明確的行動方案，然後指派負責人，確保這些方案能夠確實執行。
回顧的內容要包含什麼？
OK，現在我們已經知道回顧的重點了，接下來要討論的是，回顧的內容要包含什麼？
- 上週完成了什麼？
這是最基本的。回顧一下上週完成了哪些任務，達成哪些目標。這個部分可以幫助大家了解專案的進度，以及團隊的產出。
心得分享： 我覺得這個部分很重要，因為它可以讓大家看到自己的努力和成果，增加成就感和動力。而且，如果發現進度delay，也可以及早採取行動。
- 上週遇到了什麼問題？
這個部分是重點。回顧一下上週遇到了哪些問題，遇到了哪些挑戰，遇到了哪些困難。這個部分可以幫助大家找出專案的痛點，以及需要改進的地方。
心得分享： 這個部分一定要鼓勵大家誠實表達，不要害怕承認錯誤或提出批評。只有把問題攤開來，才能找到解決方案。而且，在討論問題的時候，要避免指責或批評，而是要聚焦在如何改進。
- 下週要做什麼？
這個部分是展望未來。規劃一下下週要做什麼，要達成哪些目標，要克服哪些挑戰。這個部分可以幫助大家明確方向，以及分配資源。
心得分享： 在規劃下週的工作時，要把上週遇到的問題考慮進去，預留更多緩衝時間。而且，要確保團隊成員都清楚了解自己的任務和目標。
- 有什麼可以做得更好的地方？
這個部分是反思。思考一下，有什麼可以做得更好的地方，有什麼可以更有效率的地方，有什麼可以更愉快的地方。這個部分可以幫助大家持續改進，以及提升團隊的效能。
心得分享： 這個部分可以鼓勵大家分享自己的想法和經驗，例如，有沒有更好的工具或方法可以提高工作效率？有沒有更好的溝通方式可以減少誤會？有沒有更好的團隊合作模式可以增強凝聚力？
回顧的工具要用什麼？
說到工具，其實有很多選擇，你可以用白板、簡報、電子表格等等。但哥最推薦的還是…Retro Board！
Retro Board 是一種線上協作工具，專門用來進行回顧。它通常會提供一些範本，讓你快速建立回顧的流程，例如：
- 開心的事情： 記錄上週讓大家開心的事情，例如，成功解決了一個難題，收到客戶的讚美等等。
- 不開心的事情： 記錄上週讓大家不開心的事情，例如，遇到了技術瓶頸，被老闆罵了等等。
- 可以改進的地方： 記錄可以改進的地方，例如，需要加強溝通，需要學習新的技能等等。
- 行動方案： 記錄需要執行的行動方案，以及負責人。
Retro Board 的優點是，它可以讓大家匿名發表意見，避免尷尬或壓力。而且，它可以自動整理大家的意見，方便分析和總結。
心得分享： 我自己用過好幾種 Retro Board 工具，例如Miro、Retrium、Parabol等等。每個工具都有它的優缺點，你可以根據自己的需求選擇適合的工具。
回顧的頻率要多久？
一般來說，每週回顧一次是比較理想的。但如果你覺得每週太頻繁，也可以改成每兩週回顧一次。重點是要保持一定的頻率，讓回顧成為一種習慣。
心得分享： 我覺得每週回顧一次是最好的，因為它可以讓你及時發現問題，並採取行動。而且，每週回顧一次也可以讓團隊保持良好的溝通和合作。
回顧的成果要怎麼追蹤？
回顧的目的是要解決問題，所以一定要追蹤回顧的成果。你可以建立一個追蹤表，記錄每次回顧的行動方案，以及執行進度。然後，在下次回顧的時候，檢查一下這些行動方案是否都已經確實執行。
心得分享： 如果發現行動方案執行進度落後，就要找出原因，並採取補救措施。例如，如果負責人太忙，可以考慮分配給其他人。如果行動方案太困難，可以考慮分解成更小的步驟。
最後的最後…
好啦，講了這麼多，其實最重要的還是…行動！
不要只是聽聽而已，趕快開始你的「輕鬆版每週回顧」吧！相信我，只要持之以恆，你一定會看到專案的成功率大幅提升！
而且，做了幾次回顧之後，你會發現，回顧不僅可以幫助你管理專案，還可以幫助你提升個人的能力和成長。因為在回顧的過程中，你會不斷反思自己的工作方式，學習新的知識和技能，以及增強與團隊成員之間的溝通和合作。
所以，不要再猶豫了，趕快開始吧！