效率溝通不鬼打牆：讓訊息像光速一樣咻咻咻
告別訊息慢半拍，時間不等人，學會這些，保證你溝通效率大爆棚！
有沒有覺得，明明只是想問個小問題，結果訊息你來我往像在打乒乓球，永遠沒完沒了？時間咻一下就過去了，事情卻還沒搞定，超想翻白眼的！別擔心，這篇文章就是要來拯救你，讓你擺脫溝通泥淖，訊息像光速一樣咻咻咻！
一、先想清楚再開口：腦袋先Run一遍，省時又省力
很多時候，溝通之所以會變成無止盡的迴圈，是因為我們自己也沒搞清楚到底想表達什麼。就像考試前沒讀書，只好亂猜一通，結果當然是慘不忍睹。
所以，在開始打字或開口之前，先在腦袋裡跑一次模擬。問問自己：
- 我真正想問/說的是什麼？ 把問題或需求具體化，避免模糊不清。
- 對方需要知道哪些背景資訊？ 不要假設對方跟你想的一樣，適時補充資訊可以避免誤解。
- 我希望對方做什麼？ 明確提出請求，例如：「請幫我確認一下這個數字」、「請你今天下午回覆我」。
我的經驗談： 我之前曾經為了跟設計師溝通一個網頁排版，來來回回講了十幾次，最後才發現，原來我根本不清楚自己想要什麼風格！後來我花時間找了一些參考範例，明確告訴設計師我喜歡的感覺，溝通效率立刻提升超多！
二、一次說清楚講明白：別讓對方猜心，你又不是讀心術大師
很多人習慣擠牙膏式地提供資訊，每次只講一點點，讓對方一直追問。這樣不僅浪費時間，還容易讓對方覺得你在耍他。
正確的做法是，一次把所有相關資訊都提供給對方。就像玩RPG遊戲，一口氣把所有任務細節都告訴玩家，才不會讓玩家一直卡關。
舉例來說，如果你要請同事幫忙修改一份文件，不要只說：「可以幫我改一下這份文件嗎？」而是要說：「這份文件有一些地方需要修改，主要是格式跟錯字的部分，我已經把需要特別注意的地方highlight起來了，麻煩你幫我看一下，明天中午前給我可以嗎？謝謝！」
我的經驗談： 我以前很害怕麻煩別人，所以總是講得很含糊。結果反而讓對方覺得我講不清楚，最後還得花更多時間解釋。後來我學會一次講清楚，不僅溝通效率提升，也讓對方覺得我很專業。
三、善用圖片、影片、截圖：千言萬語，不如一張圖
文字有時候很難表達清楚，尤其是在描述視覺或操作步驟的時候。這時候，圖片、影片或截圖就能派上用場。
例如，如果你想請同事幫你找一個檔案，與其用文字描述檔案的位置，不如直接截圖給他看。如果你想教同事使用一個軟體，錄製一段操作影片會比文字說明更有效率。
我的經驗談： 我之前要教同事使用一個新的數據分析工具，一開始我用文字寫了一大篇說明文件，結果同事還是看不懂。後來我錄製了一段操作影片，同事一看就明白了！
四、換位思考：站在對方的角度想，溝通更順暢
溝通不是單方面的輸出，而是雙方的互動。要讓溝通更有效率，就要學會換位思考，站在對方的角度想。
- 對方的背景知識是什麼？ 不要講一些對方聽不懂的專業術語。
- 對方的時間是否方便？ 不要在對方忙碌的時候打斷他。
- 對方的情緒如何？ 如果對方心情不好，可以先關心一下再開始溝通。
我的經驗談： 我之前曾經因為太急著要完成工作，而忽略了同事的情緒，結果導致溝通不順暢。後來我學會先關心同事，了解他們的需求，溝通效率反而提升了。
五、選擇合適的溝通方式：電話、訊息、Email，各有千秋
不同的溝通方式適用於不同的情境。
- 電話： 適合需要即時回覆或討論複雜問題的時候。
- 訊息： 適合快速通知或簡單確認事項的時候。
- Email： 適合正式通知或需要保留紀錄的時候。
我的經驗談： 我之前曾經為了省錢，總是選擇用訊息溝通，結果很多事情都講不清楚，最後還是得打電話。後來我學會根據不同的情境選擇不同的溝通方式，省下了很多時間和精力。
六、建立共同的溝通平台：資訊集中管理，避免訊息分散
如果你的團隊或組織經常需要溝通，建立一個共同的溝通平台是很重要的。這樣可以將所有資訊集中管理，避免訊息分散在不同的地方，讓大家更容易找到需要的資訊。
例如，你可以使用Slack、Microsoft Teams或Google Workspace等協作平台。這些平台不僅可以即時通訊，還可以分享檔案、建立頻道、進行視訊會議等等。
我的經驗談： 我們公司之前因為沒有一個統一的溝通平台，資訊分散在Email、LINE、WeChat等不同的地方，每次要找資料都像大海撈針。後來我們導入了Slack，所有資訊都集中管理，溝通效率立刻提升超多！
七、精簡訊息：廢話少說，重點呈現
現代人時間寶貴，沒有時間看你長篇大論。所以，盡量精簡訊息，廢話少說，重點呈現。
- 使用簡潔的語言： 避免使用過於複雜的句子或專業術語。
- 條列式呈現重點： 讓對方更容易抓住重點。
- 使用標題和段落： 讓訊息更有結構性。
我的經驗談： 我以前寫Email的時候，總是喜歡寫一大堆前言後語，結果同事總是抓不到重點。後來我學會精簡訊息，直接把重點寫在最前面，溝通效率立刻提升很多！
八、設定明確的回覆期限：讓事情有時間表，避免無限期拖延
很多時候，事情之所以會被拖延，是因為沒有設定明確的回覆期限。如果對方知道必須在什麼時候回覆，就會更有動力去處理。
所以，在發送訊息的時候，記得設定明確的回覆期限。例如：「請你明天中午前回覆我」、「請你下週一之前完成這份報告」。
我的經驗談： 我之前曾經請同事幫我修改一份文件，結果一個禮拜過去了，同事還是沒有回覆我。後來我學會設定明確的回覆期限，並在期限到期前提醒同事，事情很快就完成了。
九、保持積極的態度：微笑面對，溝通更順利
溝通不僅是訊息的傳遞，也是人與人之間的互動。保持積極的態度，可以讓溝通更順利。
- 使用友善的語氣： 即使是請求幫助，也要用友善的語氣。
- 表達感謝： 對於對方的幫助，要表達感謝。
- 保持耐心： 如果對方沒有立即回覆，不要一直催促。
我的經驗談： 我之前曾經因為工作壓力太大，對同事講話很不客氣，結果導致溝通不順暢。後來我學會保持積極的態度，用微笑面對同事，溝通效率反而提升了。
十、適時的「離線」：給自己喘息空間，也讓別人有時間思考
雖然即時通訊很方便，但過度依賴即時通訊也會造成反效果。隨時隨地都要回覆訊息，會讓人感到疲憊和壓力。
所以，適時的「離線」是很重要的。給自己喘息空間，也讓別人有時間思考。
我的經驗談： 我之前曾經為了怕漏掉訊息，總是把手機放在身邊，結果反而影響了工作效率。後來我學會在工作的時候關掉手機通知，專心處理事情，工作效率反而提升了。
最後的真心話：溝通就像跳舞，要互相配合才好看
溝通不是單方面的表演，而是雙方的互動。就像跳舞一樣，要互相配合，才能跳出好看的舞步。
希望這些小技巧能幫助你擺脫溝通困境，讓訊息像光速一樣咻咻咻！