會議開到天荒地老？拯救你的時間大作戰！
會議總是冗長無聊？別擔心，這篇讓你笑著擺脫「會議地獄」！
面對會議，我們這些社畜的心情，就像看到蟑螂一樣，既害怕又厭惡。明明可以三言兩語搞定的事情，硬是要拉一堆人開會，最後不是在鬼打牆，就是在閒聊八卦。時間就這樣一分一秒地溜走，留下的是滿滿的疲憊和對人生的懷疑。但別灰心！今天就要來跟大家聊聊，如何避免會議變成浪費時間的元兇，讓每一次的會議都變得高效又有趣！
先釐清：這個會議真的「有影」嗎？
在跳入會議的火坑之前，先問自己一個問題：「這個會議真的非開不可嗎？」很多時候，一封Email、一個電話，甚至是一個簡單的訊息，就能解決的事情，卻硬要拉大家來開會，這根本是時間小偷！
我之前就遇過一個超誇張的例子，為了討論辦公室盆栽要擺在哪裡，竟然召開了一個「盆栽定位研討會議」！當下我真的差點沒昏倒，心想：「難道沒有更重要的事情可以做嗎？」
所以，下次收到會議邀請時，別急著按下「接受」，先仔細看看會議議程，確認這個會議是否真的有必要，以及自己是否真的需要參與。如果發現這個會議根本是「虛累累」，就勇敢地提出你的疑問，或許就能避免一場無意義的會議。
個人心得： 很多時候，開會只是為了滿足某些人的「控制慾」或是「表現慾」。他們喜歡透過會議來展現自己的權威，或是炫耀自己的知識。面對這種情況，我們只能在心裡默默地翻白眼，然後努力地讓會議盡快結束。
訂好規矩：讓會議有個「眉角」
如果會議真的非開不可，那就要確保會議有個明確的目的和議程。沒有目的的會議，就像是無頭蒼蠅，只會在原地亂轉。沒有議程的會議，就像是脫韁野馬，會跑到不知道哪個地方去。
一份好的會議議程，應該清楚地列出會議的主題、目標、時間分配，以及需要討論的事項。這樣可以讓與會者在會議前做好準備，也能確保會議的進行方向。
除此之外，還可以設定一些會議的「規矩」，例如：
- 準時開始，準時結束： 遲到的人要罰錢，超時的人要請客。
- 發言簡潔扼要： 不要講廢話，不要離題。
- 尊重他人發言： 不要打斷別人，不要人身攻擊。
- 結論明確可行： 不要空談理想，不要不了了之。
個人心得： 我曾經參加過一個超有效率的會議，主持人會在會議開始前，先跟大家說明會議的目的和議程，然後嚴格地控制時間，並且鼓勵大家踴躍發言。最重要的是，他會在會議結束前，總結所有的討論結果，並且明確地分配任務。那次會議只花了短短的一個小時，就解決了很多問題，讓我印象深刻。
找對人：別把會議變成「大家講」
開會不是人越多越好，而是人越精越好。邀請太多不相關的人參加會議，只會讓會議變得更冗長、更複雜。
在邀請與會者時，要仔細思考誰是真正需要參與的人。他們是否對會議的主題有深入的了解？他們是否能夠提供有價值的意見？他們是否能夠做出決策？如果答案都是否定的，那就不要浪費他們的時間。
另外，也可以考慮使用一些線上協作工具，例如：Google Docs、Slack、Trello等等，讓大家可以在線上共同編輯文件、討論問題、追蹤進度，這樣可以減少不必要的會議。
個人心得： 我發現很多會議都會邀請一些「打醬油」的人參加。他們在會議上既不發言，也不提供任何幫助，只是坐在那裡滑手機、放空。這種情況真的是浪費大家的時間，也讓人覺得很無奈。
活絡氣氛：讓會議變得「趣味」
開會不一定要死氣沉沉，也可以變得輕鬆有趣。在會議中加入一些互動環節，例如：腦力激盪、角色扮演、遊戲競賽等等，可以讓與會者更投入、更積極。
另外，也可以準備一些小點心、飲料，讓大家在輕鬆愉快的氛圍中討論問題。
個人心得： 我曾經參加過一個很有創意的會議，主持人會在會議開始前，放一些輕快的音樂，然後讓大家玩一個簡單的破冰遊戲。這樣可以有效地消除大家的緊張感，讓會議的氣氛變得更活絡。
結論要出來：別讓會議變成「聊天室」
會議最重要的目的，就是解決問題、做出決策。如果會議開了半天，卻沒有任何結論，那就等於白開了。
在會議結束前，一定要總結所有的討論結果，並且明確地分配任務。誰負責做什麼？什麼時候完成？都要寫清楚、講明白。
另外，也可以建立一個會議記錄，記錄會議的內容、結論、以及分配的任務。這樣可以方便大家追蹤進度，也能避免日後產生爭議。
個人心得： 我最怕的就是開那種沒有結論的會議。大家你一言、我一語地講個不停，但最後卻沒有任何結果。這種會議真的是浪費時間，也讓人覺得很沮喪。
會後追蹤：確保決議「有在動」
開完會，不代表就沒事了。會議結束後，還要進行追蹤，確保所有的任務都按時完成。
可以定期發送進度報告，或是召開簡短的追蹤會議，了解大家的進度，並且解決遇到的問題。
如果發現有人沒有按時完成任務，就要及時提醒，並且提供幫助。
個人心得： 我發現很多時候，會議的決議都會被束之高閣，沒有人去執行。這種情況真的是很可惜，也讓人覺得之前的努力都白費了。
會議工具：善用科技來「加分」
現在有很多線上會議工具，可以幫助我們提高會議的效率。例如：
- 視訊會議軟體： Zoom、Google Meet、Microsoft Teams等等，可以讓我們遠程開會，節省交通時間。
- 協作平台： Google Docs、Slack、Trello等等，可以讓我們共同編輯文件、討論問題、追蹤進度。
- 投票工具： SurveyMonkey、Google Forms等等，可以讓我們快速收集大家的意見。
善用這些工具，可以讓會議變得更有效率、更方便。
個人心得： 我現在幾乎每天都會使用線上會議工具。我覺得這些工具真的很好用，可以讓我們隨時隨地開會，而且可以節省很多時間和精力。
勇敢拒絕：學會跟「爛會議」說不
也是最重要的，就是要學會勇敢地拒絕參加無意義的會議。如果發現這個會議真的對你沒有幫助，或是你真的沒有時間參加，那就不要勉強自己。
你可以禮貌地跟會議召集人說明你的情況，並且提出你的建議。或許他們會覺得你說得有道理，然後取消這個會議，或是調整會議的時間。
個人心得： 我以前是一個很怕得罪人的人，所以就算覺得會議很無聊，也不敢拒絕參加。但後來我發現，這樣只會浪費我的時間，也讓我的工作效率降低。所以，現在我會勇敢地拒絕參加無意義的會議，把時間留給更重要的事情。
希望這些經驗分享，能夠幫助大家擺脫「會議地獄」，讓每一次的會議都變得更有意義、更有效率。記住，時間就是金錢，別讓無意義的會議偷走你的時間！
還有，如果你的老闆超愛開會，而且每次都開很久，記得要保持微笑，然後在心裡默默地想：「老闆，你開心就好！」