用筆記術Hold住多個專案：效率爆表的甘苦談
面對多重專案纏身，讓你像無頭蒼蠅一樣亂竄？別擔心，這篇就來跟你聊聊，我是怎麼靠著筆記術，把每個專案都Hold住，而且還能活得像個人樣的故事！
分享我如何運用筆記技巧，在多個專案之間切換自如，不再手忙腳亂，還能保留思考的彈性與創意，擺脫瞎忙的命運！
第一回合：承認吧！我們都是貪心的專案經理（？）
先別急著否認，誰沒同時接過好幾個案子啊？老闆說這個重要、客戶說那個緊急，然後你就像個陀螺一樣轉個不停。最慘的是，每個專案的進度、待辦事項、重要決策，全部塞在腦袋裡，時間一久，不只記不清楚，還會開始懷疑人生。
我以前就是這樣！每天打開電腦，看著滿滿的Email和文件，腦袋就開始當機。會議上永遠狀況外，不是忘記上次討論的結論，就是搞混不同專案的需求。結果呢？進度Delay，客戶抱怨，老闆臉色難看，我自己也累得半死。
那時候，我真的覺得自己要爆炸了！開始瘋狂找尋解決方案，試過各種專案管理工具、時間管理方法，但效果總是差強人意。直到我開始認真研究筆記術，才發現原來問題不在工具，而在於自己有沒有一套有效整理資訊的方法。
第二回合：筆記不是越多越好，重點是「有效」！
很多人聽到「筆記術」，就想到要寫得密密麻麻、整整齊齊。但說真的，我們又不是在考大學聯考，筆記的重點不是寫得多，而是寫得「有效」。
什麼是「有效」？對我來說，就是筆記能夠幫助我：
- 快速找到需要的資訊： 當我需要知道某個專案的進度時，可以馬上從筆記中找到相關的資料，不用浪費時間翻找Email或文件。
- 理清思緒，做出更好的決策： 在筆記中整理專案的資訊，可以幫助我更清楚地看到問題的本質，並且做出更明智的決策。
- 追蹤進度，確保專案順利進行： 透過定期更新筆記，我可以隨時掌握每個專案的進度，並且及早發現潛在的問題。
所以，別再追求完美的筆記了！把重點放在「有效」，找到最適合自己的筆記方法才是王道。
第三回合：我的專案筆記術，獨家公開！
接下來，就來分享我自己的專案筆記術。這不是什麼高深的學問，而是我在實戰中不斷調整、改良出來的，希望能給你一些靈感。
1. 工具選擇：數位還是紙本？
這個問題沒有標準答案，重點是看你喜歡哪一種。我個人偏愛數位筆記，因為方便搜尋、修改、分享。目前我主要使用的是Notion，但Evernote、Google Keep也很好用，可以依照自己的需求選擇。如果你喜歡手寫的感覺，紙本筆記也很棒，只是要記得做好整理和歸檔。
我一開始也是堅持要用手寫，覺得比較有感覺。但後來發現，當專案數量一多，手寫筆記很容易散亂，而且要找東西也很麻煩。所以，我就毅然決然地跳槽到數位筆記的懷抱了。
2. 建立專案資料庫：讓每個專案都有自己的家
在筆記工具中，我會為每個專案建立一個獨立的頁面或資料夾，作為這個專案的「家」。在這個「家」裡面，我會存放所有跟這個專案相關的資訊，包括：
- 專案目標和範圍： 清楚定義這個專案要達成什麼目標，以及涵蓋哪些範圍。
- 重要聯絡人： 列出所有跟這個專案相關的聯絡人，包括客戶、團隊成員、供應商等等。
- 會議記錄： 記錄每次會議的重點、決策、待辦事項。
- 進度追蹤： 建立進度表或看板，追蹤每個任務的進度。
- 重要文件： 存放所有跟這個專案相關的文件，例如提案、合約、設計稿等等。
- 靈感和想法： 記錄所有跟這個專案相關的靈感和想法，隨時捕捉創意火花。
把所有資訊都集中在一個地方，可以讓我快速找到需要的東西，不用浪費時間翻找。
3. 善用標籤和連結：打造資訊網絡
標籤和連結是數位筆記的兩大利器，可以幫助我們將不同專案的資訊串聯起來，建立一個完整的資訊網絡。
- 標籤： 我會為每個筆記加上相關的標籤，例如「客戶」、「進度」、「風險」等等。這樣，當我需要找到特定主題的資訊時，就可以直接搜尋相關的標籤。
- 連結： 我會在不同的筆記之間建立連結，例如將會議記錄連結到相關的任務，將任務連結到相關的文件。這樣，當我需要了解某個資訊的背景時，就可以直接點擊連結，快速跳到相關的筆記。
透過標籤和連結，我可以將原本分散的資訊串聯起來，建立一個更完整的知識體系。
4. 定期回顧和更新：讓筆記保持鮮活
筆記不是寫完就丟在那邊，而是要定期回顧和更新，才能讓筆記保持鮮活，真正發揮它的價值。
我會定期（通常是每週或每月）回顧我的專案筆記，檢查進度、更新資訊、整理思緒。這個時候，我會特別注意以下幾個問題：
- 進度是否符合預期？ 如果進度落後，就要找出原因，並且採取相應的措施。
- 是否有新的風險？ 如果發現新的風險，就要評估風險的影響，並且制定應對方案。
- 是否有需要調整的地方？ 如果發現原本的計畫有需要調整的地方，就要及時做出調整。
透過定期回顧和更新，我可以確保我的筆記始終保持最新狀態，並且及早發現潛在的問題。
5. 放輕鬆，別把自己逼太緊！
筆記術的重點是幫助我們更有效率地工作，而不是讓我們更焦慮。所以，不要把自己逼太緊，找到最適合自己的方法就好。
我曾經為了追求完美的筆記，花了很多時間在調整格式、分類資料，結果反而浪費了更多時間。後來我才發現，筆記的重點是實用，而不是美觀。
第四回合：筆記之外，更重要的是…
筆記術只是一種工具，它不能解決所有的問題。除了筆記之外，我們還需要培養其他重要的能力，才能真正Hold住多個專案。
- 時間管理： 學會優先排序任務，並且合理安排時間，才能確保每個專案都能順利進行。
- 溝通協調： 善於與團隊成員、客戶、老闆溝通，才能確保大家對專案的目標和進度有共識。
- 解決問題： 遇到問題時，要冷靜分析問題的本質，並且快速找到解決方案。
- 抗壓能力： 在多個專案的壓力下，要學會調整自己的心態，保持積極樂觀。
這些能力不是一天就能培養出來的，需要我們不斷學習和練習。
第五回合：一點點真心話，送給也在努力的你
說了這麼多，其實我還在學習的路上。筆記術沒有絕對的標準答案，只有不斷嘗試和調整，才能找到最適合自己的方法。
我希望透過我的分享，能給你一些啟發和幫助。如果你也正在為多個專案苦惱，不妨試試看筆記術，或許它能給你帶來意想不到的效果。
最重要的，別忘了照顧好自己！工作再忙，也要記得休息、放鬆、享受生活。畢竟，我們不是機器人，而是有血有肉的人啊！
加油！我相信你一定可以Hold住所有的專案，並且活得精彩！