減少溝通往返時間：效率飆升的聊天超能力
省下時間，快樂加倍！擺脫訊息地獄，成為溝通高手
你有沒有那種經驗，為了確認一件事情，在Line群組裡瘋狂敲碗，結果訊息像雪片一樣飛來飛去，最後還是沒有得到想要的答案？或是為了排定一個會議時間，在email裡跟同事你來我往，等到時間喬好，黃花菜都涼了？我相信大家一定都心有戚戚焉，畢竟在這個資訊爆炸的時代，時間就是金錢啊！
第一招：問題丟出去之前，先深呼吸三秒！
嘿，先別急著把問題像丟垃圾一樣丟出去！想想看，你丟出去的問題，是不是夠清楚、夠精準？還是只是丟了一個模糊的概念，讓對方霧煞煞，不知道該從何回覆起？
我以前就犯過這種錯誤，每次遇到問題，就直接截圖丟到群組裡，然後問：「這個要怎麼辦？」結果咧？訊息被淹沒，沒人理我，就算有人回覆，也只是問：「這是什麼啊？」然後我就要花更多時間解釋來龍去脈，簡直是浪費生命！
後來我學乖了，在丟問題之前，我會先花個幾秒鐘，把問題想清楚，然後用條列式的寫下來，盡量把背景資訊、問題的核心、以及我希望得到的答案都交代清楚。舉個例子：
- 背景：我們網站的結帳流程有點問題，使用者反應付款頁面一直卡住。
- 問題：我懷疑是XX模組出了問題，因為昨天才更新過。
- 希望得到的答案：有沒有人可以幫我檢查一下XX模組的程式碼，看看有沒有bug？
這樣一來，對方看到問題就能一目瞭然，馬上知道要怎麼回覆你，省下大量的溝通時間。
第二招：善用罐頭訊息，告別複製貼上的悲劇！
有沒有發現，很多問題其實都是重複的？比如說，新人報到總是會問一樣的問題，客戶諮詢也常常遇到類似的狀況。如果每次都要重新打字回覆，簡直是把自己逼瘋！
這時候，罐頭訊息就是你的救星！把常見的問題和答案整理成罐頭訊息，以後遇到類似的問題，直接複製貼上，再稍微修改一下，就能快速回覆。
我自己的經驗是，把罐頭訊息分類整理好，比如說，新人訓練的、客戶服務的、專案管理的，等等。這樣要找的時候才不會大海撈針。
而且，罐頭訊息也不是一成不變的，要根據實際情況不斷更新和優化。比如說，客戶反應罐頭訊息裡的某個步驟太複雜，我就會修改一下，讓說明更簡單易懂。
第三招：別再傳語音訊息了！拜託！
我知道有些人很喜歡傳語音訊息，覺得這樣比較方便，但對接收訊息的人來說，簡直是一場災難！你想想看，如果對方正在開會，或是身處嘈雜的環境，根本沒辦法聽語音訊息，就算聽了，也要花很多時間才能找到重點。
所以，盡量用文字訊息溝通吧！如果真的有必要傳語音訊息，也要先跟對方說一聲，而且盡量把語音訊息控制在30秒以內。
我曾經遇過一個同事，每次傳訊息都傳語音，而且一講就是好幾分鐘，害我每次都要戴著耳機，仔細聽完才能知道他在說什麼。後來我實在受不了了，就直接跟他說：「拜託，用文字好不好？我真的沒辦法聽語音！」結果他竟然說：「可是我打字很慢啊！」
聽到這種理由，我只能默默地在心裡翻白眼。
第四招：建立共同知識庫，減少重複提問！
公司裡一定有一些重要的資訊，比如說，產品規格、操作手冊、流程說明等等。如果這些資訊散落在不同的地方，每次要找都要花很多時間，而且很容易找到過時的版本。
建立一個共同知識庫，把所有的資訊都集中起來，並且定期更新，就能解決這個問題。這樣一來，大家可以隨時查閱最新的資訊，減少重複提問，提高工作效率。
我們公司之前就沒有建立知識庫，每次遇到問題，都要到處問人，問到大家也搞不清楚哪個版本才是正確的。後來我們導入了一個知識庫系統，把所有的資訊都整理上傳，結果大家的工作效率都提升了不少。
第五招：會議前準備，會議中專注，會議後追蹤！
開會也是溝通的重要環節，但如果沒有好好準備，很容易變成漫無目的的閒聊，浪費大家的時間。
所以，開會前一定要準備好會議議程，明確列出要討論的主題、目標、以及預計花費的時間。會議中要專注聆聽，積極參與討論，不要分心做其他事情。會議後要記錄會議結論，並且追蹤後續行動。
我以前參加過很多沒有效率的會議，大家只是坐在那裡，漫無目的地聊天，最後什麼也沒決定。後來我開始主動準備會議議程，並且在會議中積極引導討論，結果會議效率明顯提升。
第六招：設定明確的溝通規則，減少誤解！
不同的溝通管道有不同的特性，比如說，Email適合正式的溝通，Line適合快速的溝通。如果沒有設定明確的溝通規則，很容易造成誤解和混亂。
所以，要事先跟團隊成員溝通好，什麼時候該用Email，什麼時候該用Line，什麼時候該直接打電話。比如說，重要的決策和正式的通知，一定要用Email，緊急的問題可以用Line，複雜的問題可以用電話。
我們團隊之前就因為溝通規則不明確，發生過一些誤會。比如說，有些人習慣用Line通知重要的事情，結果有些人沒看到，導致工作延誤。後來我們制定了明確的溝通規則，並且嚴格執行，才避免了類似的問題再次發生。
第七招：勇敢說不，保護自己的時間！
有時候，我們會收到一些不必要的訊息，比如說，無關緊要的八卦、重複的通知、或是沒有意義的問候。這些訊息不僅浪費我們的時間，還會干擾我們的注意力。
所以，要學會勇敢說不，拒絕接收不必要的訊息。比如說，可以關閉一些不重要的通知，或是直接退出一些不相關的群組。
我之前就加入了很多Line群組，每天都被訊息轟炸，根本沒時間專心工作。後來我狠下心來，退掉了一些不重要的群組，結果工作效率反而提升了不少。
第八招：換位思考，設身處地為對方著想！
溝通的目的是為了達成共識，而不是為了爭輸贏。所以，在溝通的時候，要學會換位思考，設身處地為對方著想。理解對方的立場、需求、以及感受，才能更好地表達自己的想法，並且找到解決問題的最佳方案。
我曾經跟一個同事因為一個專案的細節爭執不休，兩個人都堅持自己的想法是對的。後來我試著站在他的角度思考，才發現他的顧慮是有道理的。於是，我改變了自己的策略，並且跟他達成了一個雙贏的協議。
最後的小提醒：
溝通是一門藝術，沒有絕對的標準答案。每個人的溝通風格都不同，不同的情境也需要不同的溝通方式。最重要的是，要不斷學習和反思，找到最適合自己的溝通方法。
希望這些經驗分享對大家有所幫助，讓我們一起擺脫訊息地獄，成為溝通高手，把省下來的時間，拿去做更多自己喜歡的事情吧！